การบริหารเวลา

การบริหารเวลา เป็นกระบวนการของการวางแผนและควบคุมเวลาที่ใช้ไปกับกิจกรรมเฉพาะอย่างมีสติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อเพิ่ม, ประสิทธิภาพ และ โดยเกี่ยวข้องกับการสร้างสมดุลของความต้องการที่หลากหลายต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการงาน, ชีวิตทางสังคม, ครอบครัว, งานอดิเรก, ความสนใจส่วนตัว และภาระผูกพันกับธรรมชาติของเวลา ซึ่งการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพทำให้บุคคลมี "" ในการใช้จ่ายหรือจัดการกิจกรรมตามเวลา และความเหมาะสมของตนเอง การบริหารเวลาอาจได้รับความช่วยเหลือจากทักษะ, เครื่องมือ และเทคนิคต่าง ๆ ที่ใช้ในการจัดการเวลา เมื่อทำงาน, โครงการ และเป้าหมายเฉพาะให้สำเร็จตามวันครบกำหนด แรกเริ่มเดิมที การบริหารเวลาหมายถึงเพียงกิจกรรมทางธุรกิจหรือการทำงาน แต่ในที่สุด คำนี้ก็ขยายกว้างขึ้นเพื่อรวมกิจกรรมส่วนบุคคลด้วย ทั้งนี้ ระบบการบริหารเวลาเป็นการผสมผสานระหว่างกระบวนการ, เครื่องมือ, เทคนิค และวิธีการต่าง ๆ ซึ่งการบริหารเวลามักจะมีความจำเป็นในการจัดการโครงการใด ๆ เนื่องจากเป็นตัวกำหนดเวลาและขอบเขตที่สำเร็จของโครงการ

หัวข้อหลักที่เกิดขึ้นจากเอกสารข้อมูลเกี่ยวกับการบริหารเวลา ได้แก่:

• การสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อประสิทธิผล (ในแง่ของต้นทุน-ผลประโยชน์, คุณภาพของผลลัพธ์ และเวลาในการทำงาน หรือโครงการให้เสร็จ)
• การจัดลำดับความสำคัญ
• กระบวนการที่เกี่ยวข้องในการลดเวลาที่ใช้กับสิ่งที่ไม่สำคัญ
• การดำเนินการตามเป้าหมาย

มุมมองทางวัฒนธรรมของการบริหารเวลา

ความแตกต่างในวิธีที่วัฒนธรรมมองเวลา อาจส่งผลต่อวิธีการจัดการเวลาของพวกเขา ตัวอย่างเช่น มุมมองเวลาเชิงเส้น เป็นวิธีคิดเวลาที่ไหลจากช่วงเวลาหนึ่งไปยังช่วงเวลาถัดไปในลักษณะเชิงเส้น การรับรู้เกี่ยวกับเวลาเชิงเส้นนี้มีความโดดเด่นในอเมริกา เช่นเดียวกับประเทศในยุโรปเหนือส่วนใหญ่ เช่น เยอรมนี, สวิตเซอร์แลนด์ และอังกฤษ โดยผู้คนในวัฒนธรรมเหล่านี้มักจะให้ความสำคัญกับการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิผล และมักจะหลีกเลี่ยงการตัดสินใจหรือการกระทำที่จะส่งผลให้เสียเวลา มุมมองเชิงเส้นตรงของเวลานี้สัมพันธ์กับวัฒนธรรมเหล่านี้เป็นแบบ “โมโนโครนิก” (ระบบที่ทำทีละอย่าง) มากกว่า หรือเลือกที่จะทำสิ่งเดียวเท่านั้นในแต่ละครั้ง ซึ่งโดยทั่วไป ทัศนะทางวัฒนธรรมนี้นำไปสู่การมุ่งความสนใจไปที่การบรรลุภารกิจเดียวได้ดีขึ้น และด้วยเหตุนี้ จึงเป้นการจัดการเวลาที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

ส่วนมุมมองเวลาทางวัฒนธรรมอีกมุมมองหนึ่งคือมุมมองเวลาที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่าง ซึ่งในวัฒนธรรมที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่าง คนส่วนใหญ่รู้สึกว่ายิ่งทำกิจกรรมหรืองานต่าง ๆ เสร็จในคราวเดียวมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น โดยสิ่งนี้สร้างความรู้สึกของความสุข วัฒนธรรมที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่างเป็น “โพลีโครนิก” (ระบบที่ทำหลายอย่างพร้อมกัน) หรือฝักใฝ่ไปในทางทำงานหลายอย่างพร้อมกัน มุมมองเวลาที่มีความกระตือรือร้นหลายอย่างนี้โดดเด่นในประเทศยุโรปใต้ส่วนใหญ่ เช่น สเปน, โปรตุเกส และอิตาลี ในวัฒนธรรมเหล่านี้ ผู้คนมักจะใช้เวลากับสิ่งที่พวกเขาเห็นว่ามีความสำคัญมากกว่า เช่น ให้ความสำคัญกับการจบการสนทนาทางสังคม ส่วนในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ พวกเขามักจะให้ความสนใจเพียงเล็กน้อยกับระยะเวลาของการประชุม แต่เน้นที่การประชุมคุณภาพสูง ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว การมุ่งเน้นทางวัฒนธรรมมักจะอยู่ที่การทำงานร่วมกันและความคิดสร้างสรรค์มากกว่าประสิทธิภาพ

ส่วนมุมมองเวลาทางวัฒนธรรมขั้นสุดท้ายคือมุมมองเวลาตามวัฏจักร ซึ่งในวัฒนธรรมแบบวัฏจักร เวลาไม่ถือเป็นเส้นตรงหรือเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เนื่องจากวัน, เดือน, ปี, ฤดูกาล และเหตุการณ์ต่าง ๆ เกิดขึ้นซ้ำ ๆ กันเป็นประจำ เวลาจึงถูกมองว่าเป็นวัฏจักร ในมุมมองนี้ เวลาไม่ได้ถูกมองว่าสูญเปล่า เพราะมันจะกลับมาทีหลังเสมอ ดังนั้นจึงมีจำนวนไม่จำกัด โดยมุมมองเวลาตามวัฏจักรนี้แพร่หลายไปทั่วประเทศส่วนใหญ่ในเอเชีย รวมทั้งญี่ปุ่นและจีน ทั้งนี้ ในวัฒนธรรมที่มีแนวคิดเกี่ยวกับเวลาเป็นวัฏจักรเป็นสิ่งสำคัญกว่าในการทำงานให้เสร็จสิ้นอย่างถูกต้อง ดังนั้น คนส่วนใหญ่จะใช้เวลาคิดถึงการตัดสินใจ และผลกระทบที่จะเกิดขึ้นมากขึ้น ก่อนที่จะดำเนินการตามแผน ซึ่งผู้คนส่วนใหญ่ในวัฒนธรรมวัฏจักรมักจะเข้าใจว่าวัฒนธรรมอื่นมีมุมมองด้านเวลาที่แตกต่างกัน และตระหนักในเรื่องนี้เมื่อดำเนินการในเวทีโลก

การสร้างสภาพแวดล้อมที่มีประสิทธิภาพ

การประพันธ์ด้านการบริหารเวลาบางเรื่องเน้นย้ำถึงงานที่เกี่ยวข้องกับการสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อประสิทธิภาพ "ที่แท้จริง" กลยุทธ์เหล่านี้รวมถึงหลักการต่าง ๆ เช่น:

• "ได้รับการจัด" - เอกสารและงานการคัดแยกผู้ป่วย,
• "ปกป้องเวลาของตัวเอง" โดยการแยกออกต่างหาก, การปลีกตัวออก และการมอบหมาย,
• "ความสำเร็จผ่านการจัดการเป้าหมายและผ่านการมุ่งเน้นเป้าหมาย" - เน้นแรงจูงใจ,
• "การฟื้นฟูจากเวลา-ที่ไม่ดี" - จากปัญหาทางจิตพื้นฐาน เช่น

นอกจากนี้ ระยะเวลาในการแก้ปัญหาก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากงานที่ต้องใช้สมาธิและพลังงานทางจิตในระดับสูงมักทำในตอนต้นของวันเมื่อคนเรามีความสดชื่นมากกว่า อนึ่ง การประพันธ์^[ไหน?]ยังเน้นไปที่การเอาชนะปัญหาทางจิตเรื้อรัง เช่น

การไม่สามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากเกินไปและเรื้อรังอาจเป็นผลมาจากโรคซนสมาธิสั้น (ADHD) หรือโรคสมาธิสั้น (ADD) โดยเกณฑ์การวินิจฉัย ได้แก่ ความรู้สึกไม่บรรลุผลสำเร็จ, ความยากลำบากในการจัดระเบียบ, ปัญหาในการเริ่มต้น, ปัญหาในการจัดการโครงการหลายโครงการพร้อมกัน และปัญหาในการติดตามผล^[] ทั้งนี้ ดานิเอล อาเมน มุ่งเน้นไปที่คอร์เทกซ์กลีบหน้าผากส่วนหน้าซึ่งเป็นส่วนที่พัฒนาขึ้นล่าสุดของสมอง โดยจัดการหน้าที่ของช่วงความสนใจ, การจัดการแรงกระตุ้น, การจัดระเบียบ, การเรียนรู้จากประสบการณ์ และการตรวจสอบตนเอง ท่ามกลางคนอื่น ๆ ส่วนผู้เขียนบางคน^[]โต้แย้งว่าการเปลี่ยนวิธีการทำงานของคอร์เทกซ์กลีบหน้าผากส่วนหน้านั้นเป็นไปได้และเสนอทางออก

การจัดลำดับความสำคัญและเป้าหมาย

กลยุทธ์การบริหารเวลามักเกี่ยวข้องกับคำแนะนำในการกำหนดเป้าหมายส่วนบุคคล การประพันธ์ดังกล่าวเน้นประเด็น เช่น:

• "ทำงานตามลำดับความสำคัญ" – และจัดลำดับความสำคัญ,
• "ตั้งเป้าหมายแรงดึงดูด" – ที่ดึงดูดการกระทำโดยอัตโนมัติ^[]

เป้าหมายเหล่านี้ได้รับการบันทึกไว้ และอาจแบ่งออกเป็นโครงการ, หรือรายการภารกิจทั่วไป สำหรับภารกิจรายบุคคลหรือสำหรับเป้าหมาย อาจมีการกำหนดระดับความสำคัญ, กำหนดเส้นตาย และกำหนดลำดับความสำคัญ กระบวนการนี้ส่งผลให้เกิดแผนพร้อมรายการงาน, กำหนดการ หรือปฏิทินของกิจกรรม ผู้เขียนเรื่องนี้อาจแนะนำช่วงเวลาการวางแผนรายวัน, รายสัปดาห์, รายเดือน หรืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับขอบเขตการวางแผนหรือการทบทวนที่แตกต่างกัน ซึ่งทำได้หลายวิธี ดังนี้:

การวิเคราะห์เอบีซีดี

เทคนิคที่ใช้ในมาช้านานคือการจัดหมวดหมู่ข้อมูลขนาดใหญ่ออกเป็นกลุ่ม ๆ กลุ่มเหล่านี้มักถูกทำเครื่องหมายเอ (A), บี (B), ซี (C) และดี (D)—จึงเป็นที่มาของชื่อ โดยกิจกรรมได้รับการจัดอันดับตามเกณฑ์ทั่วไปเหล่านี้ ได้แก่:

• เอ – งานที่เห็นว่าเร่งด่วนและสำคัญ,
• บี – งานที่มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน,
• ซี – งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน,
• ดี – งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

จากนั้นจะจัดลำดับแต่ละกลุ่มตามลำดับความสำคัญ - บุคคลบางคนเลือกที่จะกะเกณฑ์จัดอันดับรายการ "บี" ทั้งหมดเป็น "เอ" หรือ "ซี" ซึ่งการวิเคราะห์เอบีซีสามารถรวมกลุ่มได้มากกว่าสามกลุ่ม

ทั้งนี้ การวิเคราะห์เอบีซีมักใช้ร่วมกับ^[]

การวิเคราะห์ปาเรโต

เป็นแนวคิดที่ว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลที่ตามมา มาจาก 20 เปอร์เซ็นต์ของสาเหตุ เมื่อนำไปใช้กับการผลิต หมายความว่า 80 เปอร์เซ็นต์ของผลลัพธ์ สามารถทำได้โดยการทำงาน 20 เปอร์เซ็นต์ หากกำลังผลิตเป็นเป้าหมายของการบริหารเวลา งานเหล่านี้ควรได้รับการจัดลำดับความสำคัญให้สูงขึ้น

วิธีไอเซนฮาวร์

"กล่องไอเซนฮาวร์" พื้นฐานเพื่อช่วยประเมินความเร่งด่วนและความสำคัญ โดยอาจวางรายการไว้ที่จุดที่แม่นยำยิ่งขึ้นภายในแต่ละควอดรันต์ (จตุภาค)

"วิธีไอเซนฮาวร์" หรือ "หลักการของไอเซนฮาวร์" เป็นวิธีการที่ใช้หลักการสำคัญและความเร่งด่วนในการจัดลำดับความสำคัญและปริมาณงาน วิธีนี้เกิดจากคำพูดของดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ คือ: "ผมมีปัญหาสองประเภท คือ เรื่องเร่งด่วนและเรื่องสำคัญ ซึ่งเป็นเรื่องเร่งด่วนไม่สำคัญ และเรื่องสำคัญไม่เร่งด่วน" ไอเซนฮาวร์ไม่ได้อ้างข้อมูลเชิงลึกนี้สำหรับตัวเขาเอง แต่อ้างว่าเป็นของ "อดีตอธิการบดี" (นิรนาม)

การใช้หลักการตัดสินใจของไอเซนฮาวร์ งานต่าง ๆ จะได้รับการประเมินโดยใช้เกณฑ์ที่สำคัญ/ไม่สำคัญ และเร่งด่วน/ไม่เร่งด่วน จากนั้นจึงจัดไว้ในควอดรันต์ (จตุภาค) ตามในเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ (หรือเรียกอีกอย่างว่า "กล่องไอเซนฮาวร์" หรือ "ของไอเซนฮาวร์") ซึ่งงานในควอดรันต์จะได้รับการจัดการ ดังนี้

1. งานในควอดรันต์ที่สำคัญ/เร่งด่วนที่จะดำเนินการทันทีและเป็นส่วนตัว เช่น วิกฤตการณ์, เส้นตาย, ปัญหา
2. งานในควอดรันต์ที่สำคัญ/ไม่เร่งด่วนที่จะมีวันสิ้นสุดและดำเนินการเป็นการส่วนตัว เช่น ความสัมพันธ์, การวางแผน, การพักผ่อนหย่อนใจ
3. งานในควอดรันต์ที่ไม่สำคัญ/เร่งด่วนที่จะได้รับมอบหมาย เช่น การขัดจังหวะ, การประชุม, กิจกรรม
4. งานในควอดรันต์ที่ไม่สำคัญ/ไม่เร่งด่วนที่จะถูกละทิ้ง เช่น การเสียเวลา, กิจกรรมที่น่ารื่นรมย์, เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ

การดำเนินการตามเป้าหมาย

รายการงาน (เรียกอีกอย่างว่ารายการสิ่งที่ต้องทำหรือ "สิ่งที่ต้องทำ") คือรายการ เช่น งานบ้านหรือขั้นตอนในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น โดยเป็นเครื่องมือรายการสิ่งของซึ่งทำหน้าที่เป็นทางเลือกหรือเสริมความจำ

ซึ่งรายการงานใช้ในการบริหารจัดการตนเอง, การจัดการธุรกิจ, การจัดการโครงการ และการพัฒนาซอฟต์แวร์ โดยอาจเกี่ยวข้องกับมากกว่าหนึ่งรายการ

เมื่อรายการใดรายการหนึ่งในรายการงานเสร็จสิ้น งานนั้นจะได้รับการทำหรือขีดฆ่าออก ส่วนวิธีการดั้งเดิมคือการเขียนสิ่งเหล่านี้ลงบนกระดาษด้วยปากกาหรือดินสอ ที่โดยปกติจะเขียนบนกระดาษจดบันทึกหรือคลิปบอร์ด ทั้งนี้ รายการงานอาจเป็นรูปแบบของในกระดาษหรือซอฟต์แวร์

ผู้เป็นนักเขียน ได้แนะนำ "สิ่งที่ควรและไม่ควรทำ" ของการบริหารเวลา ซึ่งรวมถึง:

• จัดทำแผนผังทุกสิ่งที่สำคัญโดยจัดทำรายการภารกิจ
• สร้าง "โอเอซิสแห่งกาลเวลา" ให้ใครคนหนึ่งได้จัดการ
• รู้จัก "ปฏิเสธ"
• กำหนดลำดับความสำคัญ
• อย่าละทิ้งทุกอย่าง
• อย่าคิดว่างานสำคัญจะเสร็จใน

โดยขณะนี้มีสิ่งเทียบเท่าทางดิจิทัลจำนวนมาก รวมถึงแอปพลิเคชัน (PIM) และส่วนใหญ่ นอกจากนี้ ยังมีแอปพลิเคชันรายการภารกิจบนเว็บหลายรายการ ซึ่งหลายรายการใช้งานได้ฟรี

การจัดรายการภารกิจ

รายการภารกิจมักจะถูกแบ่งเป็นชั้น โดยระบบแบ่งระดับที่ง่ายที่สุดประกอบด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป (หรือแฟ้มงานค้าง) เพื่อบันทึกภารกิจทั้งหมดที่บุคคลดังกล่าวต้องทำให้สำเร็จ และรายการสิ่งที่ต้องทำรายวันซึ่งสร้างขึ้นในแต่ละวันโดยการโอนภารกิจจากรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไป หรืออีกทางเลือกหนึ่งคือการสร้าง "รายการที่ไม่ต้องทำ" เพื่อหลีกเลี่ยงงานที่ไม่จำเป็น

อ้างอิง

1. Stella Cottrell (2013). The Study Skills Handbook. Palgrave Macmillan. pp. 123+. ISBN .^[]
2. Communications, Richard Lewis, Richard Lewis. "How Different Cultures Understand Time". Business Insider. สืบค้นเมื่อ 2018-12-04.
3. Pant, Bhaskar (2016-05-23). "Different Cultures See Deadlines Differently". Harvard Business Review. สืบค้นเมื่อ 2018-12-04.
4. "time".
5. "NIMH » Attention Deficit Hyperactivity Disorder". www.nimh.nih.gov. จากแหล่งเดิมเมื่อ 2016-12-29. สืบค้นเมื่อ 2018-01-05.
6. ; (1994). Driven To Distraction: Recognizing and Coping with Attention Deficit Disorder from Childhood Through Adulthood. Touchstone. ISBN . สืบค้นเมื่อ 2013-07-30.
7. Amen, Daniel G. (1998). Change your brain, change your life : the breakthrough program for conquering anxiety, depression, obsessiveness, anger, and impulsiveness (1st ed.). New York: Times Books. ISBN . OCLC 38752969.
8. Lakein, Alan (1973). How to Get Control of Your Time and Your Life. New York: P.H. Wyden. ISBN .
9. "The 80/20 Rule And How It Can Change Your Life". Forbes. จากแหล่งเดิมเมื่อ 2017-11-17. สืบค้นเมื่อ 2017-09-16.
10. Ferriss, Timothy. (2007). The 4-hour workweek : escape 9-5, live anywhere, and join the new rich (1st ed.). New York: Crown Publishers. ISBN . OCLC 76262350.
11. "Eisenhower's Urgent/Important Principle: Using Time Effectively, Not Just Efficiently". www.mindtools.com (ภาษาอังกฤษ). สืบค้นเมื่อ 2021-09-28.
12. Dwight D. Eisenhower (August 19, 1954). . คลังข้อมูลเก่าเก็บจากแหล่งเดิมเมื่อ 2015-04-02. Evanston, Illinois. (retrieved 31 March 2015.)
13. Background on the Eisenhower quote and citations to how it was picked up in media references afterwards are detailed in: O’Toole, Garson (9 May 2014). "What Is Important Is Seldom Urgent and What Is Urgent Is Seldom Important". Quote Investigator (ภาษาอังกฤษ). เก็บจากแหล่งเดิมเมื่อ 11 April 2015.
14. Fowler, Nina (September 5, 2012). "App of the week: Eisenhower, the to-do list to keep you on task". Venture Village.
15. Drake Baer (April 10, 2014), "Dwight Eisenhower Nailed A Major Insight About Productivity" 2015-04-02 ที่ เวย์แบ็กแมชชีน, Business Insider, (accessed 31 March 2015)
16. McKay; Brett; Kate (October 23, 2013). "The Eisenhower Decision Matrix: How to Distinguish Between Urgent and Important Tasks and Make Real Progress in Your Life". A Man's Life, Personal Development. จากแหล่งเดิมเมื่อ 2014-03-22. สืบค้นเมื่อ 2014-03-22.
17. "The Eisenhower Method". fluent-time-management.com. คลังข้อมูลเก่าเก็บจากแหล่งเดิมเมื่อ 2014-03-03.
18. Morgenstern, Julie (2004). Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule—and Your Life (2nd ed.). New York: Henry Holt/Owl Books. p. 285. ISBN .

แหล่งข้อมูลอื่น

วิกิมีเดียคอมมอนส์มีสื่อที่เกี่ยวข้องกับ การบริหารเวลา

• Allen, David (2001). Getting things done: the Art of Stress-Free Productivity. New York: Viking. ISBN .
• Fiore, Neil A (2006). The Now Habit: A Strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt- Free Play. New York: Penguin Group. ISBN .
• Le Blanc, Raymond (2008). Achieving Objectives Made Easy! Practical goal setting tools & proven time management techniques. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN .
• Secunda, Al (1999). The 15 second principle: short, simple steps to achieving long-term goals. New York: New York: . p. 157. ISBN .
• Burkeman, Oliver (2021). Four Thousand Weeks. Time Management for Mortals, Farrar, Straus and Giroux. 978-0374159122